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INFORMATION SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Cette notice d’information a pour objet de vous informer de manière transparente sur les traitements que nous sommes susceptibles de mettre en œuvre à l’égard des informations personnelles que vous nous communiquez.
1. Qui recueille vos données à caractère personnel ?
2. Comment nous obtenons les données personnelles vous concernant ?
3. Qui accède à vos données ?
4. Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel ?
5. Combien de temps sont conservées vos données ?
6. Comment nous assurons la sécurité et la confidentialité de vos données ?
7. Où sont stockées vos données ?
8. Nos actions de prospection
9. Vos droits
10. Comment exercer vos droits ?
1. QUI RECUEILLE VOS DONNÉES À CARACTERE PERSONNEL ?
Seules les employées du COS sont habilitées à recueillir vos données personnelles. Ce sont celles qui répondent au téléphone ou vous accueillent sur place et sur les stands et qui créent vos fiches adhérents sur le logiciel.
2. COMMENT NOUS OBTENONS LES DONNÉES PERSONNELLES VOUS CONCERNANT ?
Il n’y a que vous qui pouvez nous communiquer vos données personnelles soit en personne, soit par téléphone, soit par l’envoi d’un courrier soit en modifiant vous-même vos informations en vous connectant sur votre espace grâce à votre identifiant COS et votre mot de passe personnel.
LES DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL ET INFORMATIONS QUE VOUS NOUS COMMUNIQUEZ :
Ces données nous sont nécessaires pour vous envoyer vos commandes à votre domicile et/ou sur votre boite mail. Il nous est également nécessaire de pouvoir vous contacter pour vous transmettre toute information importante relative à vos commandes en cas de besoin. Nous utilisons également vos données informatiques afin de vous envoyer chaque mois une newsletter.
EXCLUSION DES CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL :
Les catégories particulières de données à caractère personnel sont les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données personnelles concernant la santé ou les données personnelles concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Par principe, nous ne collectons ni ne traitons aucune de ces catégories de données à caractère personnel.
En tout état de cause, si nous devons procéder à un traitement de ces catégories particulières de données à caractère personnel, sous réserve qu’il ne soit pas interdit par la législation ou la règlementation applicable, votre consentement sera recueilli préalablement.
3. QUI ACCEDE À VOS DONNÉES ?
Seules les employées du COS ont accès à vos données personnelles, principalement les secrétaires mais également à l’occasion lors de vérifications, la comptable.
Le service de maintenance de notre logiciel peut parfois être amené à se connecter et pouvoir accéder à vos informations. Toutefois, ils n’interviennent que pour réparer d’éventuels bugs et/ou nous montrer une nouvelle manipulation. Ils n’ont en aucun droit l’autorisation d’enregistrer vos données qui sont protégées par le secret de confidentialité.
Nous pourrions être amenés à partager vos données personnelles avec nos fournisseurs qu’en cas de conflit nécessitant qu’ils entrent en contact directement avec vous, et avec votre accord uniquement.
4. POURQUOI NOUS TRAITONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous utilisons vos données personnelles dans l’unique but d’enregistrer et vous faire parvenir vos commandes et de vous envoyer nos newsletters mensuelles (que vous pouvez interrompre à tout moment sur simple envoi de mail).
5. COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVÉES VOS DONNÉES ?
Sauf contre-indication de votre part, vos données personnelles resteront toujours enregistrées sous votre nom dans votre fichier.
Tous les documents type facture qui ont pu être imprimés par nos soins pour la comptabilité sont eux tous détruits d’une année sur l’autre. Nous gardons toutefois une trace de tous ces documents si besoin sur un disque dur externe.
6. COMMENT NOUS ASSURONS LA SECURITÉ ET LA CONFIDENTIALITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Le respect de la vie privée, la sécurité et à la confidentialité des données personnelles est notre priorité.
Chaque ordinateur est verrouillé par un mot de passe propre à chacune des employées. La connexion au logiciel de gestion s’effectue grâce à un second mot de passe lui aussi personnel. Le registre contenant les mots de passe est quant à lui conservé dans notre coffre-fort.
Le disque dur externe contenant les factures des années précédentes est également gardé dans le coffre-fort.
7. OÙ SONT STOCKÉES VOS DONNÉES ?
Les données à caractère personnel et les informations relatives à nos adhérents sont stockées dans nos systèmes informatiques : ordinateurs et disques dur externes. Les factures imprimées sont rangées dans des armoires fermées à clés.
VOS DONNÉES SONT‐ELLES COMMUNIQUÉES OU ACCESSIBLES DEPUIS UN PAYS HORS UNION EUROPÉENNE ?
Vos données personnelles ne sont jamais communiquées à un quelconque organisme, qu’il soit en Europe ou en dehors.
8. NOS ACTIONS DE PROSPECTION
Nous vous envoyons chaque mois (exceptionnellement plusieurs par mois) une newsletter pour vous informer de nos nouveautés et/ou bons plans mensuels. Vous pouvez à tout moment demander l’arrêt de ces envois en nous envoyant un simple mail en réponse.
9. VOS DROITS
Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, vous pouvez :
‐ accéder à l’ensemble de vos données à caractère personnel,
‐ faire rectifier, mettre à jour et effacer vos données à caractère personnel, étant précisé que l’effacement ne peut intervenir que lorsque :
‐ vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons qui vous sont propres,
‐ vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale,
‐ recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez fournies, pour les traitements automatisés reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, et demander la portabilité de ces données,
‐ demander une limitation des traitements de données à caractère personnel que nous opérons vous concernant.
En France, l’autorité de contrôle est la CNIL ‐ 3 place de Fontenoy ‐ TSA 80715 ‐ 75334 PARIS
CEDEX 07 www.cnil.fr
10. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur les dispositions de cette notice d’information, vous pouvez exercer vos droits ou contacter notre Délégué à la Protection des Données, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante :
COS 44 AZUREVA 33 Avenue de la Vertonne – 44120 VERTOU ou nous appeler au 02 40 69 89 13.
Vous devez impérativement justifier de votre identité en indiquant clairement vos nom et prénom, l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée, signer votre demande et y joindre la photocopie d’un document d’identité comportant votre signature.
L’exercice de vos droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de votre droit à la limitation du traitement ou à la portabilité des données à caractère personnel s’effectue sans frais.
Cette notice d’information est susceptible d’être modifiée.